Polityka prywatności

§ 1. Informacje ogólne i administrator danych

1. Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej Vistares dostępnej pod adresem https://vistares.pl („Serwis”), w tym osób kontaktujących się z administratorem za pomocą formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub korespondencji tradycyjnej.
2. Administratorem danych osobowych jest Alunorm sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Lazurowej 18A, 06-500 Mława, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001147191, NIP 5691912277, REGON 540542786 („Administrator”).
3. Z Administratorem można skontaktować się:
a) pocztą elektroniczną: info@vistares.pl;
b) listownie: Alunorm sp. z o.o., ul. Lazurowa 18A, 06-500 Mława.

4. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), stosując zasadę zgodności z prawem, rzetelności, przejrzystości, minimalizacji danych, ograniczenia celu i czasu przechowywania oraz odpowiednie środki bezpieczeństwa.

§ 2. Korzystanie z Serwisu i logi techniczne

1. Podczas korzystania z Serwisu serwer może automatycznie zapisywać dane techniczne, takie jak adres IP urządzenia, data i godzina żądania, adres żądanego zasobu, adres strony odsyłającej, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, kod odpowiedzi serwera oraz dane dotyczące błędów.
2. Dane te są przetwarzane w celu:
a) zapewnienia działania, bezpieczeństwa i integralności Serwisu;
b) wykrywania nadużyć, prób nieuprawnionego dostępu i błędów technicznych;
c) administrowania Serwisem oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.

3. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpiecznego i prawidłowego działania Serwisu oraz ochronie jego praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Dane w logach są przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji infrastruktury i nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji powyższych celów. Dane związane z incydentem bezpieczeństwa mogą być przechowywane dłużej – do czasu wyjaśnienia incydentu lub upływu terminów przedawnienia związanych z nim roszczeń.
5. Podanie danych technicznych jest związane z korzystaniem z Serwisu i następuje automatycznie za pośrednictwem urządzenia oraz przeglądarki użytkownika.

§ 3. Kontakt i obsługa zapytań

1. W przypadku kontaktu z Administratorem dane osobowe są przetwarzane w celu przyjęcia i obsługi zapytania, udzielenia odpowiedzi, przekazania informacji lub materiałów technicznych, przeprowadzenia konsultacji projektu oraz prowadzenia dalszej korespondencji dotyczącej sprawy.
2. W zależności od sposobu i treści kontaktu Administrator może przetwarzać:
a) imię i nazwisko;
b) adres e-mail oraz inne podane dane kontaktowe;
c) nazwę firmy;
d) informację, czy osoba kontaktująca się jest architektem lub projektantem, inwestorem czy występuje w innej roli;
e) informację, czy zapytanie dotyczy konsultacji projektu lub dokumentacji technicznej;
f) treść korespondencji oraz dane zawarte w przesłanych plikach, w szczególności w dokumentacji projektowej w formacie PDF, DWG lub JPG;
g) dane techniczne związane z wysłaniem formularza, w tym adres IP i znacznik czasu.

3. W formularzu kontaktowym podanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail jest wymagane, aby Administrator mógł przyjąć zapytanie i na nie odpowiedzieć. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może być potrzebne do obsługi określonego rodzaju sprawy.
4. Podstawą prawną przetwarzania jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt następuje w celu podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo w związku z wykonywaniem umowy;
b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałych przypadkach, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu korespondencji, udzielaniu odpowiedzi, prezentowaniu rozwiązań Vistares, obsłudze relacji biznesowych oraz ustalaniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.

5. Dane są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi sprawy i prowadzenia korespondencji, a następnie – jeżeli jest to uzasadnione – do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń. Jeżeli w wyniku zapytania zostanie zawarta umowa, dane będą dalej przetwarzane przez okres wykonywania umowy, realizacji obowiązków prawnych oraz upływu właściwych terminów przedawnienia.
6. Formularz nie jest przeznaczony do przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, ani danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa. Osoba przesyłająca dokumentację powinna ograniczyć zawarte w niej dane osobowe do niezbędnego minimum oraz posiadać podstawę do przekazania Administratorowi danych innych osób.
7. Zaznaczenie pola informującego o przetwarzaniu danych zgodnie z Polityką prywatności potwierdza zapoznanie się z informacją o przetwarzaniu danych. Nie stanowi ono zgody będącej podstawą prawną obsługi zapytania.

§ 4. Ochrona formularza – Google reCAPTCHA

1. Serwis wykorzystuje usługę Google reCAPTCHA w celu ochrony formularza przed spamem, automatycznymi zgłoszeniami i innymi nadużyciami. Usługa analizuje sygnały techniczne i sposób interakcji z Serwisem, aby ocenić, czy formularz jest używany przez człowieka, czy przez zautomatyzowane oprogramowanie.
2. W związku z działaniem reCAPTCHA mogą być przetwarzane w szczególności: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, data i czas, dane dotyczące interakcji z Serwisem oraz token weryfikacyjny reCAPTCHA.
3. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zabezpieczeniu formularza, Serwisu i infrastruktury przed nadużyciami oraz zapewnieniu bezpieczeństwa komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Dostawcą usługi jest Google. W zakresie, w jakim Google przetwarza dane klienta reCAPTCHA na zlecenie Administratora, działa jako podmiot przetwarzający na zasadach określonych w warunkach usługi i umowie powierzenia przetwarzania danych Google.
5. Dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym Ram Ochrony Danych UE–USA w odniesieniu do podmiotów posiadających ważny certyfikat, lub standardowych klauzul umownych.
6. Zastosowanie reCAPTCHA nie prowadzi do podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających w rozumieniu art. 22 RODO. Negatywna ocena techniczna może jednak uniemożliwić wysłanie formularza. W takim przypadku z Administratorem można skontaktować się bezpośrednio pod adresem info@vistares.pl.

§ 5. Pliki cookies i podobne technologie

1. Serwis może korzystać z plików cookies lub podobnych technologii niezbędnych do prawidłowego i bezpiecznego działania, w szczególności do ochrony formularza, utrzymania bezpieczeństwa sesji i zapamiętania wyborów dotyczących prywatności.
2. Google reCAPTCHA może korzystać z pliku lub identyfikatora technicznego „_grecaptcha” w celu ochrony przed spamem i nadużyciami.
3. Informacje niezbędne do wykonania transmisji albo dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika mogą być przechowywane w jego urządzeniu lub z niego odczytywane bez odrębnej zgody, zgodnie z art. 399 ust. 3 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.
4. Wykorzystanie cookies lub podobnych technologii do celów analitycznych, funkcjonalnych niewymaganych przez użytkownika lub marketingowych wymaga uprzedniej zgody. Jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone, użytkownik otrzyma możliwość zaakceptowania lub odrzucenia poszczególnych kategorii oraz późniejszej zmiany wyboru, a niniejsza Polityka zostanie zaktualizowana.
5. Użytkownik może zarządzać cookies także w ustawieniach swojej przeglądarki. Wyłączenie technologii niezbędnych może ograniczyć działanie Serwisu, w szczególności możliwość bezpiecznego wysłania formularza.

§ 6. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe mogą być ujawniane osobom upoważnionym przez Administratora oraz podmiotom wspierającym Administratora, w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów, w szczególności:
a) dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej;
b) podmiotom utrzymującym i rozwijającym Serwis oraz świadczącym usługi IT i cyberbezpieczeństwa;
c) dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych;
d) Google jako dostawcy reCAPTCHA;
e) doradcom prawnym, księgowym, audytorom i ubezpieczycielom – jeżeli jest to potrzebne do ochrony praw Administratora lub wykonania obowiązków prawnych.

2. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i mogą przetwarzać dane wyłącznie w zakresie oraz celu określonym przez Administratora.
3. Dane mogą zostać udostępnione sądom, organom ścigania, organom administracji publicznej lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek taki wynika z prawa lub prawidłowo skierowanego żądania.

§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
a) uzyskania dostępu do danych oraz ich kopii;
b) sprostowania lub uzupełnienia danych;
c) usunięcia danych;
d) ograniczenia przetwarzania;
e) przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby;
g) cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie jest oparte na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
h) wniesienia skargi do organu nadzorczego.

2. W celu skorzystania z praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem info@vistares.pl lub listownie na adres jego siedziby.
3. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli będzie to konieczne do ochrony danych przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej.
4. Organem nadzorczym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, https://uodo.gov.pl.

§ 8. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, mające chronić dane przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
2. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania powierzonych zadań i zostały odpowiednio upoważnione albo związane właściwymi zobowiązaniami.
3. Mimo stosowania zabezpieczeń przesyłanie informacji przez Internet nie eliminuje całkowicie ryzyka. Użytkownik nie powinien przesyłać za pośrednictwem formularza danych i dokumentów, które nie są potrzebne do obsługi jego zapytania.

§ 9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Techniczna analiza wykonywana przez reCAPTCHA służy wyłącznie ochronie formularza i została opisana w § 4.

§ 10. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka może być aktualizowana w szczególności w razie zmiany przepisów, funkcjonalności Serwisu, zakresu przetwarzania lub wykorzystywanych dostawców.
2. Aktualna wersja jest opublikowana w Serwisie wraz z datą jej obowiązywania.
3. Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływać na sposób przetwarzania danych lub prawa osób, których dane dotyczą, Administrator przekaże o niej informację w odpowiedniej do okoliczności formie.